A recepção de clínicas e consultórios é uma área essencial que garante o bom funcionamento do negócio.
É nesse ambiente que a maioria das consultas são agendadas, os pacientes são recepcionados, a gestão de pagamentos e cadastros acontecem e, principalmente, é o local no qual o paciente vai basear sua primeira impressão física da clínica.
Os profissionais da recepção, como recepcionistas e secretárias, também costumam ser responsáveis pelo primeiro contato com o paciente, seja no agendamento ou na recepção, momentos em que também é possível tirar dúvidas e encantar o público.
É fundamental que soluções eficientes sejam adotadas para essa área da sua clínica, por isso, separamos 7 ferramentas que podem tornar o trabalho da sua equipe mais produtivo e assertivo. Continue a leitura!
7 ferramentas para recepcionistas de clínicas
1. Sistema de cadastro de pacientes
O primeiro passo para facilitar o trabalho das recepcionistas é digitalizar o cadastro dos pacientes, ou seja, ao invés de ter fichas físicas que acumulam em pilhas de papéis e dificultam a localização e organização, tenha as fichas dos pacientes de forma online.
Em um sistema médico, por exemplo, ao clicar no meu “Ficha do paciente”, você consegue pesquisar o paciente pelo nome, número da carteirinha, número do prontuário, número do telefone, data de nascimento, CPF ou e-mail.
Para cadastrar um novo paciente, as recepcionistas fazem tudo pelo computador e podem personalizar as seções do cadastro, deixando apenas o que é necessário e agilizando o preenchimento, inclusive, configurando quais campos são obrigatórios.
Ao começar um atendimento na recepção, as recepcionistas podem preencher as informações sem deixar nada obrigatório passar, tirar uma foto do paciente e adicionar na ficha, e todas essas informações aparecerão nos prontuários eletrônicos dos médicos.
Essa centralização de dados permite que as recepcionistas também acompanhem dados como: consultas marcadas, realizadas, canceladas e faltas, quantas sessões o paciente realizou, registros de contatos, documentos, entre outras informações valiosas.
2. Agenda online
A gestão da agenda é uma das tarefas mais importantes de uma clínica ou consultório, pois ela organiza e controla os principais ativos do seu negócio, ou seja, sua principal fonte de renda: as consultas e os procedimentos.
Da mesma forma que as fichas dos pacientes não podem estar no papel, o mesmo ocorre com a agenda. As recepcionistas devem ter uma forma prática de agendar consultas, procedimentos e exames.
Sistemas como o Versatilis System, por exemplo, têm diferentes telas de agendamento para atividades específicas, como uma tela que mostra o mês atual e sinaliza com cores a disponibilidade de cada dia: verde para dias totalmente livres, vermelho para dias totalmente ocupados e amarelo para dias com alguns horários livres.
As recepcionistas também podem configurar quais dias das semanas os profissionais de saúde atendem, horário de início e término do dia de trabalho, de quanto em quanto tempo os profissionais atendem, entre outras configurações.
3. Totem de autoatendimento
Quando o paciente chega na clínica, normalmente precisa esperar em uma fila ou ficar sentado até ser chamado. Essa espera desconfortável pode ser diminuída com um totem de autoatendimento, que também facilita o trabalho da recepção.
No totem de autoatendimento, o paciente aperta o botão correspondente ao serviço que ele precisa, recebe sua senha e aguarda ser chamado. Esse totem deve ser completamente personalizável, tanto para adição de botões quanto personalizações de cores e logotipo.
4. Painel de interatividade
Outra forma de reduzir a percepção do tempo de espera pelos pacientes é com um painel de interatividade.
Muitas clínicas usam a TV como entretenimento para a recepção, mas você não consegue controlar exatamente o que será passado, o que pode ser um incômodo.
Com um painel de interatividade, você consegue transmitir um conteúdo personalizado, como notícias da clínica, currículo dos profissionais de saúde, convênios atendidos, dicas de cuidado com a saúde, entre outros conteúdos.
O painel de interatividade também é usado para chamar as senhas dos pacientes retiradas no totem de autoatendimento.
5. Google Drive
O Google Drive é uma plataforma da Google para armazenamento de arquivos, como documentos, imagens, áudios, entre outros tipos de conteúdo. Ele funciona na nuvem e é protegido por criptografia (impede a leitura das informações por terceiros).
Essa forma de armazenamento pode ser útil para clínicas que ainda não possuem um sistema de gestão definitivo e precisam armazenar os documentos em algum sistema, mas as recepcionistas também podem usar o Google Drive na vida pessoal.
Documentos de cursos, anotações do dia a dia, registro de ocorrências, diários, tudo isso pode ser subido no Google Drive em sua conta pessoal. Uma ótima dica para não ocupar espaço do seu computador ou celular, não concorda?
6. Trello
O Trello é um aplicativo de gerenciamento de tarefas muito famoso em diferentes segmentos do mercado. Muitas pessoas usam o Trello não apenas no trabalho, mas para a vida pessoal.
Nele, você pode usar o método kanban para gerir suas tarefas: você pode personalizar diferentes fases para suas tarefas, como “a ser feito”, “fazendo”, “travado” e “feito”. Assim, acompanha quais atividades já foram feitas e deixa as prioritárias no topo da lista.
Essa forma de gerenciar tarefas é ótima para profissionais que possuem um alto volume de demandas e responsabilidades, como é o caso das recepcionistas e secretárias.
7. Sistema médico de gestão com integração com parceiros relevantes para a recepção
Ao longo do artigo você notou que muitas ferramentas podem estar centralizadas em um único sistema médico para clínicas, como é o caso da ficha do paciente, agenda online, totem de autoatendimento e painel de interatividade.
Se esse sistema atender todas as suas necessidades e ainda tiver integrações com outras instituições valiosas para o trabalho da recepção, esses benefícios só vão aumentar. Dê uma olhada nas integrações que a Versatilis System possui:
- Nina: maior plataforma de confirmação de consultas do Brasil (lembrete de agendamento) com envio via WhatsApp, SMS, e-mail e ligação eletrônica;
- eNotas: maior plataforma de emissão de notas fiscais (serviço) do Brasil;
- Dr. Ao Vivo: maior plataforma de telemedicina do Brasil para teleconsultas;
- Zenvia: plataforma de confirmação de consultas via SMS (lembrete de agendamento);
- Laboratório Alvaro: integração com laboratório para laudos/resultados de exames;
- Galax Pay: integração com recebimento via cartão e boleto, com a menor taxa do mercado;
- Saúde Services: integração com recebimento via cartão;
- Google Calendar: integração dos agendamentos com a agenda do google;
- Nectar CRM: integração com CRM (gestão de relacionamento) para controle de seus leads (potenciais pacientes);
- RD Station: integração com CRM para controle de seus leads;
- Soluti: parceria para descontos em certificado digital;
- Memed: maior plataforma de prescrição de receitas do Brasil, com todos os medicamentos e posologias;
- Kontab: contabilidade especializada na área da saúde;
- Vnek: empresa que oferece todo suporte para infraestrutura de clínicas e consultórios;
- Orizon: plataforma que entrega a senha de autorização de procedimentos, verificando a elegibilidade dos pacientes;
- Idxnet: plataforma que entrega a senha de autorização de procedimentos, verificando a elegibilidade dos pacientes.
Para conhecer todas essas vantagens na prática, sem compromisso, agende uma demonstração gratuita da Versatilis System ou acesse esta página.
