Confirmação de agendamento via WhatsApp: 5 motivos para usar

Richard Riviere
20 de maio de 2024
Seta apontando para baixo.
médico enviando uma confirmação de agendamento via WhatsApp

A confirmação de agendamento via WhatsApp está transformando a maneira como profissionais de saúde gerenciam suas consultas. 

Para o paciente digital, a eficiência e a conveniência são aspectos fundamentais na prestação de serviços de saúde. 

Assim, com o aumento do uso de smartphones e a preferência por comunicações rápidas, o WhatsApp garante que tanto os profissionais quanto os pacientes mantenham-se conectados de maneira simples e eficiente.

Neste artigo, exploraremos os cinco principais motivos pelos quais a confirmação de agendamento via WhatsApp moderniza a gestão das suas consultas.

Continue a leitura e descubra como essa ferramenta otimiza seu fluxo de trabalho, e aprimora a experiência dos seus pacientes.

Vamos começar!

O que é a confirmação de agendamento via WhatsApp?

A confirmação de agendamento via WhatsApp é um método pelo qual profissionais de saúde utilizam o aplicativo de mensagens WhatsApp para enviar confirmações de consultas, exames ou procedimentos aos seus pacientes.

Nesse sentido, o sistema permite que o destinatário receba detalhes como:

  • Data;
  • Hora;
  • Local do compromisso;
  • Instruções adicionais.

Tudo isso diretamente em seu smartphone, proporcionando uma comunicação eficiente, imediata e acessível. 

Em suma, essa prática ajuda a reduzir o número de faltas e atrasos, otimizando a gestão de agenda e melhorando a experiência do usuário.

Como funciona a confirmação de agendamento via WhatsApp

A confirmação de agendamento via WhatsApp funciona integrando o uso do aplicativo de mensagens no processo de gestão de consultas e compromissos. Confira abaixo, de forma resumida, como ele funciona. 

Passo 1: Integração com o Sistema de Agendamento

De maneira geral, integra-se o WhatsApp ao sistema de gerenciamento de agendamentos usado pela clínica ou pelo consultório. 

Essa ação é possível por meio de softwares que suportam a automatização de mensagens via WhatsApp, como o Versatilis System

Passo 2: Registro do Número do Paciente

Durante o processo de cadastro ou agendamento, você deve registrar o número de WhatsApp do paciente no sistema. 

Contudo, é crucial que o número esteja correto e que o paciente forneça consentimento para receber comunicações por WhatsApp.

No Versatilis, por exemplo, você adiciona o número e automaticamente o sistema detecta que ele possui WhatsApp. 

Assim, aparece um ícone ao lado do telefone para que você possa apertar e se comunicar com este paciente via WhatsApp Web, caso deseje. Essa funcionalidade auxilia bastante na comunicação ágil e prática com seus pacientes. 

Passo 3: Envio da Mensagem de Confirmação

Após a realização do agendamento, o sistema envia de forma automática uma mensagem de confirmação para o número registrado. 

Essa mensagem geralmente inclui detalhes importantes como a data, a hora, o local do compromisso e qualquer outra instrução específica necessária.

Passo 4: Confirmação do Recebimento

O paciente recebe a mensagem no seu WhatsApp e pode confirmar o agendamento diretamente pelo aplicativo

Desse modo, ele responde à mensagem ou segue instruções específicas fornecidas nela (como clicar em um link ou botão de confirmação).

Passo 5: Envio de Lembretes Automáticos

Além da confirmação inicial, o sistema pode ser configurado para enviar lembretes automáticos à medida que a data do compromisso se aproxima. 

Essa ação ajuda a garantir que os pacientes lembrem-se de seus compromissos, reduzindo as taxas de faltas em até 50%.

Passo 6: Respostas e Comunicação Adicional

O paciente pode usar a mesma conversa do WhatsApp para fazer perguntas, reagendar ou cancelar compromissos. Assim, pode-se facilitar a comunicação contínua e eficiente entre o paciente e o prestador de serviços.

Por isso, este processo simplifica a gestão de agendamentos para os profissionais de saúde, oferece maior conveniência e acessibilidade para os pacientes, e melhora a experiência geral do serviço.

5 motivos para usar a confirmação de agendamento via WhatsApp

A confirmação de agendamento via WhatsApp oferece várias vantagens para profissionais de saúde e seus pacientes. Veja a seguir cinco motivos principais para usá-la:

1. Melhoria na Comunicação com o Paciente

O WhatsApp é uma plataforma amplamente utilizada e acessível, o que permite uma comunicação rápida e direta. 

Por conseguinte, usá-lo para confirmar agendamentos assegura que a informação chegue ao paciente de maneira imediata e em um formato familiar, aumentando a probabilidade de leitura e resposta.

2. Redução de Faltas e Atrasos

Ao enviar confirmações e lembretes automáticos, os profissionais de saúde podem reduzir o número de faltas e atrasos. 

Afinal, com eles, os pacientes se lembram de seus compromissos de forma conveniente, o que ajuda a garantir que eles compareçam ou reagendem com antecedência, se necessário.

3. Eficiência Operacional

Em seguida, a automatização do processo de confirmação de agendamentos via WhatsApp permite uma melhor organização da agenda do profissional, reduzindo o tempo gasto com chamadas telefônicas e gestão manual de agendamentos. 

Nesse sentido, a eficiência libera mais tempo para o atendimento ao paciente e outras tarefas importantes.

4. Satisfação e Engajamento do Paciente

A facilidade de comunicação e o recebimento oportuno de informações por meio do WhatsApp melhoram a satisfação do paciente. 

Além disso, a possibilidade de interagir diretamente e de maneira informal com o prestador de serviços aumenta o engajamento e a fidelização do paciente.

5. Adaptação à Digitalização e às Expectativas Modernas

Em um mundo cada vez mais digital, você precisa adaptar suas práticas para atender às expectativas modernas dos pacientes, que preferem soluções rápidas e digitais. 

Assim, ao usar o WhatsApp para confirmação de agendamentos, você coloca a prática médica em alinhamento com as tecnologias atuais e aumenta a percepção de um serviço moderno e acessível.

Desse modo, esses motivos demonstram por que a confirmação de agendamento via WhatsApp é uma ferramenta essencial na gestão moderna de consultas, contribuindo para uma operação mais eficiente e uma melhor experiência do paciente.

Conte com o Versatilis System para enviar confirmação de agendamento via WhatsApp

O Versatilis System é um sistema para clínicas e consultório completo, versátil e seguro. Com ele, você consegue obter uma agenda online prática, e enviar lembretes de agendamento de forma automática via WhatsApp. 

Além da agenda digital, você também tem acesso a outras conveniências fundamentais ao dia a dia clínico, como:

O Versatilis ainda disponibiliza o agendamento online por meio do Portal de Paciente. Essa ferramenta se complementa com os lembretes e oferece ainda mais praticidade aos pacientes e profissionais da recepção. 

Por isso, se você deseja não somente enviar confirmações de agendamento, mas contar com todo um ecossistema digital no seu consultório, conheça o Versatilis System! 

Agende uma demonstração gratuita e sem compromisso e conte com o sistema que já beneficiou mais de 15 mil usuários em todo o país! 

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Richard Riviere

Especialista em Saúde Digital, CEO e Co-Fundador da Versatilis System, o sistema de gestão DEFINITIVO das clínicas do Brasil.

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