Para escolher o melhor software médico para sua clínica, é preciso considerar não apenas as ferramentas oferecidas, mas o atendimento oferecido pela empresa e sua preocupação em entregar tudo o que você precisa.
Escolher um novo serviço ou produto sempre é um desafio, não concorda? Mesmo que o sistema tenha boas avaliações, você fica preocupado se realmente irá se adequar a realidade da sua clínica ou terá um suporte rápido e eficiente para solucionar suas dúvidas.
Talvez você já seja cliente de um software médico, mas a qualidade do mesmo caiu ao longo do tempo e agora você precisa buscar outra solução, ou está pronto para migrar do papel para a tecnologia.
Independentemente de qual é o seu caso, neste artigo você verá dicas valiosas de como escolher seu software médico sem cometer erros ou se arrepender de sua escolha. Acompanhe!
O que é um software médico para clínicas e consultórios?
Um software médico é uma plataforma que centraliza ferramentas voltadas para atendimento e gestão de clínicas e consultórios. É um serviço que você contrata para ter acesso a soluções como:
- Ficha do paciente
- Prontuário eletrônico
- Agenda médica e agendamento online
- Gestão financeira
- Gestão de estoque
- Relatórios (operacionais, gerenciais, financeiros e TISS)
- Painel de interatividade
- Painel gerencial
- Confirmação de consultas automático
- Telemedicina
Esses são apenas alguns exemplos de ferramentas que podem ter em um sistema.
Além das funcionalidades desenvolvidas pela empresa, o software também pode oferecer integrações com outras empresas do mercado, o que amplia os diferenciais que você pode ter na sua clínica, sem necessidade de trocar de sistema ou ter mais de uma plataforma para sua gestão.
Quais são as vantagens de ter um software médico?
A maior vantagem de ter um software médico é eliminar as planilhas e a pilha de papel da sua clínica. Quando você usa agendas e prontuários de papel, ou planilhas de fluxo de caixa e controle de estoque, você descentraliza suas informações.
Ao ter dados descentralizados, é mais difícil gerar relatórios e analisar qual é a realidade da sua clínica, por exemplo, quantas consultas são feitas no mês, qual é o fluxo de caixa e a previsão para próximos meses, entre outras informações importantes para a tomada de decisão estratégia na sua gestão.
Quando você escolhe um bom sistema e centraliza tudo o que precisa em uma única plataforma, a produtividade da sua equipe aumenta, uma vez que os processos são mais organizados e até mesmo automatizados.
Sem contar que a segurança de dados também aumenta, contribuindo para o seguimento da LGPD em sua clínica, uma vez que o sistema deve oferecer todas as medidas de segurança necessárias para a proteção das suas informações.
O que avaliar para escolher o melhor software médico para sua clínica
Pense no que você precisa para sua clínica: faça uma lista de soluções que sua clínica precisa, como agenda, prontuários, financeiro, gestão de estoque, geração de guias TISS, relatórios de gestão, entre outras ferramentas.
Após fazer sua lista de tudo que é essencial e deve ter no sistema, comece a comparar com as opções oferecidas pelo mercado, sempre avaliando o custo-benefício, que deve considerar não apenas os produtos, mas o atendimento e comprometimento da empresa com a sua experiência.
Faça um planejamento a longo prazo: o sistema que você está considerando irá cobrar pelo seu crescimento? Ao buscar opções de softwares médicos no Google, você vai notar que a imensa maioria se divide por planos, desde o básico até o mais completo.
Ou seja, a empresa cobra mais para que você tenha mais recursos. Se hoje você precisa de um plano básico, mas daqui alguns meses, sente a necessidade de ter mais ferramentas, precisará pagar a mais por isso.
Isso significa que, conforme sua clínica cresce, o sistema exige que você pague mais para ter acessos a demais ferramentas: uma penalização pelo seu crescimento. O ideal é que você tenha acesso a tudo que o sistema já desenvolveu com um valor de investimento.
Considere a experiência de venda e pós-venda da empresa: em muitos casos, os sistemas permitem que você teste gratuitamente os produtos e aprenda sozinho como mexer no sistema.
No máximo, oferecem treinamentos com poucas horas de duração e não contam com um profissional exclusivo para sua clínica, que é especializado em gestão de clínicas e consultórios.
A empresa deve oferecer um projeto de implementação completo, em que seu gerente de conta (responsável pelo seu atendimento) oferecerá um treinamento personalizado para profissionais de saúde, profissionais da recepção, entre outros.
Afinal, dependendo da função que cada funcionário exerce na clínica, o treinamento precisa ser diferente.
A empresa também deve se preocupar e ter um acompanhamento constante com sua experiência, com um suporte à disposição por WhatsApp, telefone ou e-mail.
Avalie a possibilidade de desenvolvimento de novos produtos: talvez o sistema que você mais gostou não tenha uma ferramenta específica que você precisa.
Uma empresa preocupada com sua experiência irá sempre avaliar a possibilidade de desenvolver essa solução, considerando o tempo de desenvolvimento e um possível investimento, para que você não fique preso a um sistema engessado que não desenvolve o que você precisa.
Na maioria dos casos, a empresa responde que não há previsão dessa ferramenta estar disponível no sistema ou agradece pela sugestão, mas não faz nada em relação a isso. Isso faz com que você tenha que ficar trocando de sistema, o que prejudica a gestão da sua clínica.
Dê preferência para um sistema híbrido: já precisou ficar preso entre um sistema na nuvem que frequentemente caía, seja por falta de internet da sua clínica ou um problema nos servidores da empresa?
Infelizmente, essa situação acontece com mais frequência do que imaginamos e quem mais sai prejudicado é você!
Um sistema 100% na nuvem apresenta ótimas vantagens, mas pode apresentar quedas ou lentidão, se sua internet não tem uma boa qualidade ou a empresa não se preocupa com a qualidade de seus servidores.
Por outro lado, um sistema 100% local também não é a melhor das opções, pois você não conta com um backup diário na nuvem, ou seja, seus dados não são salvos diariamente e podem ser perdidos completamente, caso um acidente ou imprevisto aconteça.
Para ter “o melhor dos dois mundos”, dê preferência para um sistema híbrido, em que você pode ter seu sistema local mas com backup diário na nuvem, em servidores como o da AWS, o melhor servidor do mundo!
Versatilis System: o software médico de gestão definitivo para clínicas e consultórios
Conheça o Versatilis, o sistema de gerenciamento de clínicas médicas desenvolvido por quem entende do assunto.
Você se formou, se especializou e agora, finalmente, irá abrir sua própria clínica. Tem momento mais especial que esse? Depois de anos de sonhos e dedicação, chegou a hora de colocar em prática todo o conhecimento acumulado até ali, construir sua cartela de clientes e estabelecer sua reputação no meio.
A preocupação de um médico deveria residir apenas em seu atendimento e aprimoramento, porém, ao abrir seu próprio negócio, muitas vezes ele se depara com algumas áreas que não são ensinadas na faculdade: controle de estoque, gerenciamento financeiro, supervisão de equipe, agendamentos, etc.
Esses são apenas alguns dos vários fatores envolvidos no cotidiano de uma clínica. O que fazer, então?
Para solucionar esse problema, trazer mais tranquilidade e controle para o dia-a-dia dos profissionais desse meio, foi criado o Versatilis, um software médico robusto, personalizável e desenvolvido por uma equipe com experiência na área de gestão de clínicas.
Sabemos que a classe médica é extremamente atarefada. Entre plantões, especializações, cirurgias e atendimentos, o tempo passa a ser cada vez mais precioso.
Por isso, não há razão em ficar se dedicando a resolver questões que podem ser facilmente contornadas por um produto que já está pronto e disponível no mercado.
Com o avanço da tecnologia, hoje em dia já é possível ter o controle da sua clínica em suas mãos, de uma maneira prática, eficiente e muito segura.
A seguir, iremos apresentar os principais motivos para que você não perca mais tempo e adote, agora mesmo, o Versatilis em seu consultório.
Clareza na gestão da sua clínica
Gerir um consultório é uma tarefa complexa e, por vezes, confusa. São vários os elementos que exigem sua atenção e que se cruzam no cotidiano. Um dos pontos mais interessantes do Versatilis é a possibilidade de reproduzir a sua clínica em um ambiente virtual. Dessa forma, você:
- Consegue cadastrar todas as salas e consultórios da sua clínica no software médico;
- Define quais especialidades, exames ou procedimentos são realizados em cada um dos espaços;
- Caso a clínica seja compartilhada com outros profissionais, também é possível realizar o cadastro personalizado de cada um de seus colegas;
- Controle o valor ou percentual de repasse de cada membro do consultório, por atendimento, com informe da parametrização do faturamento;
- Gerencie também quais convênios são atendidos e quais as especificidades de cada um.
Total domínio sobre a parte financeira do negócio
Esse é um fator essencial para qualquer clínica e que deve ser tratado com muita responsabilidade e atenção.
Saber exatamente como vai a lucratividade do negócio, verificar e ajustar os pontos de escape e balancear as contas são imprescindíveis para sustentar um planejamento de crescimento contínuo. No Versatilis, nós oferecemos:
- Uma gestão clara de todos os recebimentos, abrangendo diversas formas de pagamento;
- Controle das contas a pagar;
- Cadastro de todos os seus fornecedores e as despesas referentes a cada um deles;
- Realização da conciliação bancária no próprio software médico;
- Acesso ao fluxo de caixa atualizado da clínica, em um clique.
Prevenção de desperdício material e monetário
Muitas vezes, podemos nos focar em pontos que, aparentemente, são mais importantes e deixar passar batido aspectos essenciais como, por exemplo, o controle de estoque. Claro, isso não acontece mais com os clientes do Versatilis.
Ter controle sobre os dados dos insumos clínicos evita transtornos e estragos previsíveis. Com o nosso software médico, você:
- Registra quais materiais são utilizados em cada consulta, procedimento ou exame, especificamente;
- Consegue se planejar melhor e organizar o seu atendimento baseado nesses dados;
- Controla o custo e os materiais que estão no estoque;
- Se previne de ficar em falta ou passar pelo constrangimento de não estar bem equipado para atender seus pacientes;
- Evita gastar dinheiro à toa ou não aproveitar completamente os materiais que já foram adquiridos.
Pleno controle sobre a sua rotina
Quanto menos imprevistos ou surpresas, melhor será o planejamento do seu dia-a-dia. O Versatilis permite que você tenha todos os dados sobre a sua agenda e pacientes reunidos em um só lugar.
Assim, você pode visitar o sistema quando quiser, saber como está o andamento dos seus próximos dias e se preparar melhor para os seus atendimentos. Nele, você encontrará:
- Fichas completas, totalmente personalizadas, com as informações centralizadas e de fácil acesso de cada um de seus pacientes;
- Informações referentes aos tratamentos contratados, frequência das consultas e previsão de retorno;
- Uma integração com o WhatsApp que permite que você, ou a sua equipe, estabeleça uma comunicação direta e unificada com seus pacientes;
- Prontuários personalizados para servirem como auxílio durante os atendimentos – seja presencialmente, ou via telemedicina;
- Acesso às consultas previstas para o dia;
- Visualização, diretamente do seu consultório, de quais pacientes já estão na sala de espera e há quanto tempo eles estão no aguardo pelo atendimento;
- Também é possível chamá-los ao consultório, pelo seu celular ou computador, através de um sistema integrado ao Painel de Senhas (Versatilis Alert);
- Além disso, você pode permitir que o paciente agende sua própria consulta através do Portal do Paciente, deixando à disposição quais horários ainda estão vagos em sua agenda.
Padronização de toda a sua documentação, com centralização de informações
O meio digital é muito mais confiável que o papel, isso nós já sabemos há tempos. Por motivos econômicos e de sustentabilidade, o indicado é que nós utilizemos cada vez mais o recurso da documentação virtual ao invés da material. Por isso, no Versatilis, é possível:
- Configurar e padronizar o layout de toda a documentação utilizada no cotidiano da clínica como, por exemplo, recibos, atestados, anamneses, prontuários, contratos, termos de consentimento, laudos de exame, dentre outros;
- Editar todo esse material em um programa com usabilidade semelhante ao Microsoft Word;
- Mandar receituários e guias de exame aos seus pacientes por via de SMS e QR Code.
Aproveitar a tranquilidade de confiar em um sistema seguro e híbrido
Sabemos que todos os dados que circulam nesse meio são sensíveis e devem ser protegidos. Informações sobre tratamentos, orientações e atendimentos devem ser preservados ao acesso exclusivo da equipe de atendimento médico e de seu paciente.
A Versatilis compreende a importância de garantir essa proteção e preza pela segurança dos dados armazenados no sistema da sua clínica.
Mesmo assim você consegue acessar de qualquer lugar do mundo. Nem SaaS, nem hardware – o sistema é híbrido. Isso significa que você terá acesso ao seu sistema de qualquer dispositivo com internet, mas que também poderá seguir trabalhando na clínica quando sua internet cair. Esqueça as palavras “O sistema caiu”.
Como ter o Versatilis na minha clínica?
É fácil! Primeiro, você pode agendar uma demonstração, para conversar com a nossa equipe e montar o melhor plano de implementação no seu negócio, baseado nos requisitos específicos da sua clínica.
E não precisa se preocupar, caso você esteja usando outro software médico no momento, mas deseje migrar para o Versatilis: a nossa equipe está capacitada para fazer a transferência dos seus dados entre sistemas de forma descomplicada.
Além disso, você também pode contar com o nosso serviço de treinamento, que irá capacitar toda a sua equipe para usar o Versatilis de forma correta, tranquila e eficiente.
Caso surjam dúvidas ou necessidades de adaptações pelo caminho, eles estarão dispostos a ajudar. Comece agora mesmo a modernização da sua clínica e assuma o controle do seu negócio, com o apoio do melhor software médico do mercado.
