O envio de lembretes de consulta para reduzir faltas de pacientes é uma prática antiga de clínicas e consultórios, mas que nem sempre é implementada da melhor maneira, o que reduz a eficiência do processo.
Atualmente, com todas as tecnologias que temos disponível para gestão de clínicas e consultórios, é essencial saber como enviar lembretes de forma produtiva e as melhores práticas.
Um estudo publicado no Journal of Health Informatics sobre o impacto da utilização de mensagens do tipo SMS como lembrete na adesão ao tratamento de saúde mostra que:
“Dos 45 artigos selecionados 34 (75%) revelam resultados nos quais o envio de mensagens do tipo SMS aumentou a adesão dos pacientes ao tratamento da doença em questão. Sendo assim pode-se considerar que a utilização de mensagens do tipo SMS como suporte ao tratamento é uma alternativa válida para tal finalidade.”
Veja neste artigo como você pode usar os lembretes de consulta para reduzir as faltas do paciente em sua clínica ou consultório, não apenas por SMS, mas por outros canais como WhatsApp e e-mail.
O que são os lembretes de consulta?
Os lembretes de consulta são uma prática adotada por instituições de saúde como clínicas, consultórios e hospitais para reduzir as faltas dos pacientes, que muitas vezes deixam de ir ao atendimento por esquecimento ou falta de organização.
Existem diferentes formas de lembrar o paciente da consulta, como ligação, envio de SMS, WhatsApp ou e-mail. As mensagens de lembrete costumam estar no seguinte formato:
Bom dia, [nome do paciente], sua consulta com o [nome do profissional de saúde] está marcada para amanhã às 10h. Responda 1 para confirmar ou 2 para cancelar.
Quando o paciente opta por cancelar a consulta, o profissional da recepção tem tempo para remarcar outro paciente no horário, evitando que ele fique vago e prejudique a agenda da clínica, e ainda pode reagendar o paciente que precisou desmarcar, garantindo seu atendimento.
Um mensagem de remarcação de consulta pode seguir este formato:
[nome do paciente], sua consulta com o [nome do profissional de saúde] foi cancelada. Para remarcar, acesse nosso agendamento online: [link] e escolha o melhor horário para você.
Essas mensagens podem seguir o mesmo formato independentemente do canal, seja um e-mail, WhatsApp ou SMS.
A ligação, apesar de ser uma forma válida de lembrar o paciente da consulta, toma muito tempo das recepcionistas e, muitas vezes, os pacientes podem não atender. Por isso, é recomendado o uso de mensagens por meio de um sistema para clínicas.
Qual a importância dos lembretes de consulta?
A maior vantagem do envio de lembretes de consulta é, sem dúvida, a redução das faltas dos pacientes. Ao contar com um bom software de gestão, você pode reduzir as faltas dos pacientes em até 50%.
O agendamento de consultas é o processo que organiza a fonte financeira de uma clínica ou consultório. Quando sua taxa de absenteísmo é alta, significa que as finanças da clínica são prejudicadas.
Vamos supor que você trabalhe 5 dias na semana e realize uma média de 8 atendimentos por dia, com a duração de 1 hora para cada consulta e valor de R$ 150,00. Isso significa que, toda semana, sua clínica gera o lucro de R$ 6.000,00.
Em um mês, o lucro por meio das consultas deveria ser de R$ 24.000,00, mas é preciso considerar todas as despesas da clínica, portanto, seu lucro líquido é menor do que esse valor e ainda não estamos considerando as faltas dos pacientes.
Se em 40 consultas da semana você tem 5 faltas, você tem um prejuízo de R$ 750,00 por semana e R$ 3.000,00 por mês. No ano, isso gera um prejuízo de R$ 36.000,00, o que é maior que um mês inteiro de lucro da clínica!
Esse é apenas um exemplo que mostra a importância de investir na redução das faltas dos pacientes por meio de estratégias como o envio de lembretes de consulta. Além disso, enviar lembretes também ajuda na construção de um relacionamento duradouro com seus pacientes.
Afinal, cada vez mais os pacientes estão mais ativos em seu cuidado com a saúde, não à toa as pesquisas por dúvidas sobre saúde na internet aumentam a cada ano, principalmente com eventos como a pandemia de COVID-19 que se iniciou em 2020 no Brasil.
Isso significa que os pacientes estão mais exigentes em relação ao serviços médicos e, no meio particular, eles estão dispostos a pagar mais por uma experiência melhor, ou seja, buscam não apenas médicos que prestam um atendimento humanizado, mas uma clínica que ofereça uma ótima experiência no agendamento e no pós-consulta.
Não adotar o envio de lembretes de consulta na sua clínica faz com que você fique atrás de seus concorrentes e o deixe desatualizado em relação às tendências do mercado.
Como enviar lembretes de consulta?
Para enviar lembretes de consulta de forma eficiente é fundamental contar com um software de gestão completo para clínicas que envie um lembrete via SMS, WhatsApp e/ou e-mail um dia antes da consulta.
O sistema também deve oferecer diferentes telas de agendamento, como uma tela que mostra a agenda do mês atual e diferencie por cores a disponibilidade de horários da sua agenda.
A cor verde, por exemplo, deve sinalizar dias totalmente livres, logo, sem consultas marcadas. Em amarelo devem ser os dias com algumas consultas marcadas, enquanto em vermelho, dias totalmente ocupados por agendamentos.
O software também pode oferecer a configuração dos dias da semana que o médico atende, o horário que ele inicia e finaliza todos os atendimentos, bem como de quanto tempo ele atende na clínica.
A Versatilis System possui todos esses benefícios e ainda conta com integrações com empresas como a Nina, maior plataforma de confirmação de consultas do Brasil (envio de WhatsApp, SMS, e-mail e ligação eletrônica) e a Zenvia, plataforma de confirmação de consultas via SMS.
Todas essas vantagens permitirão que você reduza as faltas dos pacientes em até 50%, aumente a receita em até 20% com o agendamento online e melhore a organização da sua clínica como um todo.
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